Responsable du pôle Coordination Institutionnelle et Administrative
Publié le 24/08/2026 | Date limite le 24/09/2026
Le Secrétariat général assure un rôle d’interface au sein de la collectivité, dédiée à la fluidification et à la sécurisation des actes, des outils et des méthodes de travail, comme levier d’adaptation de la collectivité aux enjeux qui se présentent.
Positionné au sein de la Direction Générale et encadré par le Secrétaire Général, le.la responsable du pôle Coordination institutionnelle et administrative assure l’encadrement de l’équipe, apporte un appui au Directeur Général des Services en terme d’organisation, de gestion et de suivi des dossiers. Il est garant du pilotage des instances et de l’amélioration continue des processus pilotés par le Secrétariat général. Dans cette optique, il est amené à porter des projets structurants pour l’optimisation du fonctionnement au sein de la collectivité.
Poste
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Filière : Administrative
Catégorie : A
Cadre d'emplois : Attachés territoriaux
Cotation : 6
Direction : Secrétariat Général
Type de poste : Poste permanent
Date de recrutement : 01/10/2026
Missions
Chargé.e de mission auprès du Directeur général des services :
- Assurer un rôle d’appui stratégique auprès du Directeur général des services dans le suivi des dossiers transversaux de la collectivité
- Réaliser des analyses, notes, rapports ou courriers destinés au DGS
- Piloter et contribuer à la conduite de projets structurants et transversaux.
- Assurer le suivi des instances métropolitaines et de leurs impacts sur les projets et le fonctionnement de la commune.
- Superviser l’organisation administrative : réunions, circulation des parapheurs, orientation téléphonique.
Pilotage et suivi des instances municipales :
- Piloter l’organisation des instances municipales (conseils et bureaux municipaux)
- Coordonner la préparation des séances en lien avec les directions et services en veillant à la qualité, à la cohérence et à la conformité des dossiers présentés tout en assurant un rôle de conseil et d’alerte pour le bon déroulé de l’élaboration des projets de rapports de de leur validation.
- Veiller à la sécurité juridique du processus : convocations, dossier, interactions avec les conseillers municipaux dans le respect du cadre réglementaire.
- Assurer l’entièreté de la chaîne de réalisation des Conseils municipaux, jusqu’à la rédaction des procès-verbaux, la transmission des actes et pièces annexes au contrôle de légalité.
Sécurisation des actes et fluidification des procédures :
- Contribuer à l’amélioration continue des processus de gestion des instances et à la modernisation des pratiques administratives
- Co-porter le projet de dématérialisation des procédures transversales de la collectivité.
- Porter une démarche qualité pour la gestion des demandes des habitants transmises via le Secrétariat général, notamment : courrier et rendez-vous élus.
- Garantir le respect des obligations réglementaires et des procédures internes relatives à l’élaboration, la validation et la publication des actes administratifs
- Coordonner les relations avec les directions afin d’assurer le suivi des réponses aux sollicitations en lien avec le cabinet du Maire
Pilotage de l’activité du pôle :
- Management : encadrer une équipe intervenant sur plusieurs périmètres en favorisant la transversalité et le développement de la polyvalence
- Suivi des ressources financières et RH du secrétariat général (suivi et exécution du budget, formations)
- Mettre en place et alimenter des outils de pilotage de la sinistralité pour l’ensemble des risques de la collectivité.
- Suivi du marché assurances : lien avec les interlocuteurs assureurs, suivi des dossiers de sinistres, suivi de la procédure de marché public
Missions conjoncturelles : participation, en renfort, aux projets du Secrétariat général :
- Contribuer aux dynamiques portées par le secrétariat général, notamment les évènements thématiques relatifs à la lutte contre les discriminations et à la transformation organisationnelle
- Remplacer le Secrétaire général en cas d’absence ou d’indisponibilité
Profil recherché
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Formation
Niveau Master ou équivalent
Compétences et qualités
Savoir faire
- Diagnostiquer, analyser, écouter et conseiller
- Préconiser et coconstruire des solutions adaptées et garantir leur évolutivité
- Respecter les délais, échéanciers et plannings dans la gestion des dossiers
- Savoir prioriser les demandes, structurer les reportings et évaluer le travail accompli
- Maitriser la conduite de projet et le travail en transversalité, l’animation de réunions diverses, des techniques de médiation
Savoir être
- Goût du contact et capacité de dialogue avec une diversités d’acteurs
- Organisation, rigueur et discrétion professionnelle
- Adaptation, disponibilité, polyvalence et réactivité
- Travail d’équipe et autonomie
- Curiosité professionnelle
Connaissances
- Droits et obligations des fonctionnaires
- Environement territorial et organisation de la collectivité et des services
- Fonctionnement institutionnel des collectivités territoriales
Caractéristiques du poste
Expérience demandée : 2 - 5 ans
Lieu de travail : Hôtel de Ville de Vénissieux
Rémunération : Rémunération indiciaire, RIFSEEP, 13ème mois
Autres avantages : Participation à la complémentaire santé et prévoyance ; Subventionnement des repas dans les restaurants d'entreprise du territoire ; Comité d'action sociale et culturelle (chèques vacances, participation billetterie culturelle, séjours...) ; Prise en charge de 75% des abonnements aux réseaux de transports publics.
Renseignements
Téléphone : 06 14 41 51 68