Assistant(e) élus, direction générale et assurances
Publié le 24/08/2026 | Date limite le 24/09/2026
Positionné(e) au sein de la Direction Générale et placé(e) sous l’autorité du responsable du pôle coordination institutionnelle et administrative, l’assistant(e) de direction auprès des DGA et des Adjoints assure un rôle d’appui administratif, organisationnel et opérationnel stratégique.
À ce titre, il/elle coordonne le suivi des activités des DGA et des Adjoints, contribue à la gestion et au suivi des dossiers, facilite la circulation de l’information entre les différentes directions et veille à la sécurisation et au respect des procédures administratives. Il/elle participe activement à l’organisation et au bon fonctionnement de la Direction Générale en apportant une expertise administrative, méthodologique et relationnelle au service de la conduite des projets et de la mise en œuvre des politiques publiques de la collectivité.
Dans le cadre de ses fonctions de gestionnaire assurance, il/elle assure également le suivi administratif et opérationnel des dossiers d’assurance de la collectivité. À ce titre, il/elle contribue à la gestion des contrats et des garanties, au suivi des sinistres et des déclarations, à la coordination des interlocuteurs internes et externes ainsi qu’au suivi des échéances, des indemnisations et des procédures associées.
Poste
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Filière : Administrative
Catégorie : C
Cadre d'emplois : Adjoints administratifs territoriaux
Cotation : 2
Direction : Secrétariat Général
Type de poste : Poste permanent
Date de recrutement : 01/10/2026
Missions
Assurer l’assistance des DGA et des adjoints
- – Coordonner et optimiser la gestion des agendas des DGA et des adjoints, en assurant la planification (CA, AG, commission de sécurité, astreintes sécurité et mariages), l’organisation et le suivi des réunions et rendez-vous – Gestion et suivi des parapheurs
- – Préparer, constituer et assurer le suivi des dossiers
- – Rédiger, mettre en forme et assurer le suivi de notes, courriers, comptes rendus et documents administratifs à destination des partenaires internes et externes.
- – Assurer l’interface entre les élus, les DGA, les services et les interlocuteurs extérieurs (notamment suivi de la chaîne décisionnelle)
- – Gérer l’accueil téléphonique et physique, analyser les demandes, hiérarchiser les priorités et orienter les interlocuteurs vers les services compétents
- – Gérer le circuit du courrier entrant de la collectivité en assurant son enregistrement, sa diffusion, son suivi et son archivage.
Effectuer le suivi des assurances de la Ville
- – Assurer la gestion administrative et le suivi des contrats d’assurance de la collectivité, en veillant à leur bonne exécution et à leur actualisation
- – Instruire et suivre les dossiers de sinistres, de leur déclaration jusqu’à leur clôture, en garantissant le respect des procédures et des délais
- – Assurer l’interface avec les interlocuteurs assurance, les services municipaux et les différents partenaires impliqués dans les dossiers
- – Analyser les éléments constitutifs des dossiers, recueillir les pièces justificatives et préparer les réponses nécessaires au traitement des réclamations
- – Élaborer et mettre à jour des tableaux de bord de suivi permettant d’assurer une vision consolidée des sinistres et des contrats en cours
- – Assurer une veille sur les échéances contractuelles
Missions conjoncturelles : Participation, en renfort, aux projets du secrétariat général
- – Veiller au respect des procédures administratives et réglementaires applicables des actes de la collectivité (PV du Conseil municipal et actes au contrôle de légalité)
- – Assurer le binôme avec l’assistance des conseillers municipaux
- – Contribuer à l’amélioration continue des procédures gérées par le Secrétariat général
Profil recherché
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Formation
Formation : assistant.e administrative / assistant.e de direction
Compétences et qualités
Savoir faire
- Maîtrise des outils bureautiques (suites LibreOffice et Office)
- Capacité d’analyse et de synthèse
- Capacité rédactionnelles
- Techniques d’élaboration de tableaux de bord
Savoir être
- Qualités relationnelles
- Réactivité et adaptabilité
- Disponibilité
- Discrétion et confidentialité
- Sens de la relation aux élus et aux services
Connaissances
- Droits et obligations des fonctionnaires
- Organisation de la collectivité et des services
- Connaissances de l’environnement territorial
- Maîtrise de l’utilisation d’un standard
Caractéristiques du poste
Expérience demandée : 0 - 2 ans
Lieu de travail : Hôtel de Ville
Cycles de travail : 35h ou 37h30
Rémunération : Rémunération indiciaire, RIFSEEP, 13ème mois
Autres avantages : Participation à la complémentaire santé et prévoyance ; Subventionnement des repas dans les restaurants d'entreprise du territoire ; Comité d'action sociale et culturelle (chèques vacances, participation billetterie culturelle, séjours...) ; Prise en charge de 75% des abonnements aux réseaux de transports publics.
Renseignements
Personne à contacter : EMMANUELLE MAZEAUD
Téléphone : 04 72 21 45 99