Agent.e de gestion administrative et scolaire
Publié le 05/05/2026 | Date limite le 04/06/2026
L’école de musique Jean-Wiener de Vénissieux compte plus de 550 élèves pour une équipe de 28 enseignants.
Le projet de l’établissement est centré sur la pratique collective et la motivation de l’élève, dans un esprit d’innovation pédagogique et de complémentarité des apprentissages. S’inscrivant dans le cadre plus large du schéma métropolitain des enseignements artistiques, l’activité de l’école Jean-Wiener se concentre sur l’accompagnement du projet artistique des élèves amateurs, la pratique collective dès le plus jeune âge (dispositif Débutant par l’Orchestre) et le choix de modules de formation dès le 2ème cycle.
Au sein de cette équipe, l’agent de gestion administrative et scolaire est chargé de l’administration générale de l’école. Il/elle assure des missions de régie d’inscription et est chargé du suivi des élèves en lien permanent avec l’équipe pédagogique. Il est au contact de l’ensemble des usagers de l’école (élèves, familles, groupes) et assure la cohérence de cet accueil. Il conseille, oriente, et accompagne les usagers au quotidien.
Poste
……….
Filière : Administrative
Catégorie : C
Cadre d'emplois : Adjoints administratifs territoriaux
Cotation : 2
Direction : Direction des Affaires Culturelles
Type de poste : Poste non permanent
Date de recrutement : 18/08/2026
Missions
Suivi de la scolarité
- Affecter les élèves dans les différents cours sur iMuse, en lien étroit avec la coordination pédagogique. • Faire la relation entre les familles et l’établissement (absences élèves ou profs, changements d’horaires…) • Suivre le cursus des élèves (éditer les bulletins, suivre les fiches correspondances/alerte)
- Gérer la banque de données des usagers sous le logiciel professionnel
- Mettre à jours les listes de cours et de classe sur iMuse
- Constituer les dossiers administratifs d’inscription et de réinscription
- Alerter sur d’éventuels dysfonctionnements de scolarité
- Être présent sur l’ensemble de la période d’inscription/réinscription (permanences irrégulières)
Accueil, orientation et vie de l’établissement
- Accueillir physiquement, téléphoniquement et électroniquement : interface entre l’ensemble des usagers • Participer à la communication interne
- Assurer la rédaction des courriers/mails/notes auprès des usagers
- Assurer la rédaction des courriers et documents pour les élèves en relation avec les enseignants
- Assurer les envois des informations sur les activités et la vie de l’établissement
- Gérer les demandes de locations de salles auprès de la DPMG
Régie de recettes
- Paramétrer le logiciel de facturation (affecter la tarification)
- Préparer, contrôler et éditer les factures
- Gérer administrativement le parc instrumental (contrats de prêt) et sa facturation
- Encaisser les redevances sous divers modes de règlement (espèces, carte, chèque, chèque-vacances)
- Effectuer le suivi des encaissements et des relances
- Élaborer les bordereaux en relation avec la direction des Ressources Financières (DRF)
Vie de l’école
- Participer aux différents temps forts de l’école (concerts, accueils, convivialités)
- Être en capacité de représenter la structure (Forum des associations, Portes ouvertes, structures partenaires…)
Profil recherché
……….
Formation
BTS gestion administration ou équivalent
Compétences et qualités
Savoir faire
- Sens de l’organisation
- Sens des priorités
- Orthographe rigoureuse
- Aisance orale et écrite
Savoir être
- Qualités relationnelles
- Discretion professionnelle
- Sérieux
- Sang-froid et adaptabilité
- Ponctualité
Connaissances
- Aisance informatique sur suite bureautique
- Connaissance du cursus pédagogique musical
Caractéristiques du poste
Expérience demandée : 0 - 2 ans
Lieu de travail : École de musique Jean-Wiener - Vénissieux
Cycles de travail : 35h
Informations complémentaires : Horaires ponctuels en soirée (jusqu’à 23h) et week-end (samedi et dimanche) lors des pics d’activité : inscriptions, évènements de la saison … Les heures supplémentaires doivent être récupérées en priorité lors des vacances scolaires, sur accord de la direction Horaires administratifs conformes au fonctionnement du service au public, du lundi au vendredi Présence le mercredi jusqu’à 19h
Rémunération : Rémunération indiciaire, RIFSEEP
Autres avantages : Participation à la complémentaire santé et prévoyance ; Subventionnement des repas dans les restaurants d'entreprise du territoire ; Comité d'action sociale et culturelle (chèques vacances, participation billetterie culturelle, séjours...) ; Prise en charge de 75% des abonnements aux réseaux de transports publics.
Renseignements
Personne à contacter : ALINE MIQUEY
Téléphone : 04 37 25 02 77