Secretaire – secteur accueil
Publié le 08/03/2023 | Date limite le 08/04/2023
3ème ville de la Métropole de Lyon avec 66 000 habitants, la ville de Vénissieux emploie 1350 agents permanents qui s’investissent au quotidien dans leurs missions de service public. Desservi par de grands axes ferroviaires, autoroutiers, périphérique, métro, bus et tramways, son territoire se distingue par le dynamisme de son tissu économique, la qualité de ses espaces verts (4 fleurs au label des villes fleuries) et les projets de renouvellement urbain qui accompagnent sa croissance démographique. Le projet municipal d’éducation populaire porte l’ambition d’un accès à l’éducation, au sport et à la culture au plus grand nombre, grâce à un réseau de services et d’équipements de qualité et de proximité maillant l’ensemble des quartiers.
Le secrétariat de Madame le Maire et de la Première adjointe est composé de 11 agents qui travaillent au quotidien en relation directe avec le Maire et jouent un rôle d’interface
avec différents interlocuteurs (habitants, institutionnels, DGA, directeurs de service…)
Poste
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Filière : Administrative
Catégorie : C
Cadre d'emplois : Adjoints administratifs territoriaux
Cotation : 2
Direction : Secrétariat de Mme le Maire et de la Première Adjointe
Type de poste : Poste permanent
Date de recrutement : 01/04/2023
Missions
En lien direct avec Mme le Maire, sous l’autorité de la responsable du service et en lien avec l’équipe, vous répondez et/ou orientez les sollicitations entrantes ou sortantes et vous gérez l’intendance et la logistique liées à l’activité du service.
- Accueil téléphonique et physique, gestion et/ou orientation, suivi des demandes, RDV de Mme le Maire
- Gestion des invitations et leur diffusion
- Gestion des diverses tâches d’intendance et de logistique liées à l’activité du service
- Rédiger et mettre en forme des courriers et mails simples et mise en forme d’interventions, communiqués, déclarations
- Gestion du classement et de l’archivage lié à l’accueil et à l’agenda
- Aider à la gestion de l’agenda et diverses tâches de secrétariat et, le cas échéant, l’obligation de suppléer
Profil recherché
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Formation
Formation aux métiers de secrétariat (Baccalauréat minimum)
Compétences et qualités
Savoir faire
- Compétences administratives : maitrise des outils de bureautique (suite OFFICE, outil Internet, messagerie électronique Zimbra,…) et de classement.
- Rigueur, organisation et autonomie dans l’accomplissement des tâches
- Aisance relationnelle et savoir travailler en équipe
- Capacité à s’adapter aux situations d’urgences et savoir prioriser
- Bon niveau d’orthographe et qualités rédactionnelles
Savoir être
- Discrétion et confidentialité absolues
Caractéristiques du poste
Expérience demandée : 0 - 2 ans
Lieu de travail : Hôtel de Ville
Cycles de travail : 35H, 37H, 37H30 sur 4.5 ou 5 jours. Amplitude horaire contrainte
Informations complémentaires : Respect des obligations de loyauté, de discrétion et de confidentialité. Pouvoir se rendre disponible en fonction des urgences à gérer. Sollicitations multiples.
Rémunération : Traitement indiciaire, Régime indemnitaire, 13ème mois
Autres avantages : Participation à la complémentaire santé et prévoyance ; Subventionnement des repas dans les restaurants d'entreprise du territoire ; Comité d'action sociale et culturelle (chèques vacances, coupons sport, participation billetterie culturelle, séjours...) ; Prise en charge de 50% des abonnements aux réseaux de transports publics.
Renseignements
Téléphone : 0472214444