Secretaire General (e)
Publié le 16/08/2024 | Date limite le 16/09/2024
Positionné au sein de la Direction Générale, le.la Secrétaire Général.e assure le fonctionnement de missions support transversales aux différentes pôles : assemblées, statut de l’élu, assurances, jumelages, archives et documentation, courrier. Pour le compte de la Direction Générale des Services et en lien avec le Cabinet, il est chargé du pilotage de projets stratégiques transversaux.
Il a la responsabilité d’organiser, coordonner et animer l’ensemble des missions du service : conseil en organisation, inclusion sociale (égalité femmes/hommes, handicap et accessibilité), dossiers transversaux.
Poste
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Filière : Administrative
Catégorie : A
Cadre d'emplois : Administrateurs territoriaux, Attaches territoriaux
Cotation : 8
Direction : Secrétariat Général
Type de poste : Poste permanent
Date de recrutement : 01/10/2024
Missions
Pilotage des pôles du Secrétariat Général :
- Définition des objectifs et du plan de travail en lien avec le plan de mandat et les priorités fixées par la Direction générale
- Management des équipes
- Evaluation de l’activité
Suivi ou pilotage de projets transversaux ou organisationnels, pour le compte de la Direction Générale et en lien avec le Cabinet :
- Définition des objectifs et du calendrier
- Mise en place du cadre et des outils de la gestion de projet, avec encadrement fonctionnel le cas échéant
- Suivi des échéances et reporting
- Evaluation des projets
Coordination et suivi des instances municipales :
- Préparation et suivi des instances municipales (conseil municipal, bureau municipal)
- Etablir une programmation annuelle des instances municipales
- Collecter auprès des services municipaux les points à inscrire à l’ordre du jour des instances municipales, sous le contrôle de la direction générale
- Sécurisation de la rédaction des notes et projets de délibération
- Rédaction et mise en forme du procès-verbal et du compte rendu de la séance du conseil municipal
Coordination de la gestion du suivi courrier :
- Supervision de la gestion et du suivi du courrier entrant et sortant de la collectivité
- Signalement des courriers importants et sensibles
- Contrôle du respect de la procédure courrier dans le cadre d’une démarche qualité
- Suivi et relance auprès des directions sur les réponses aux courriers des habitats ou des autres administrations en lien avec le cabinet du Maire
Coordination des initiatives publiques en lien avec le cabinet et la directrice du protocole et des moyens généraux :
- Lien avec les membres de la Direction Générale sur le calendrier et le format des initiatives
- Vérification de l’agenda des initiatives à destination des élus
Profil recherché
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Formation
Diplôme de niveau Master 1 ou 2
Compétences et qualités
Savoir faire
- Capacité d’analyse et de synthèse
- Rigueur, force d’anticipation et d’organisation
- Autonomie et capacité à prendre des initiatives
- Management et animation d’équipe
- Capacité à travailler et faire travailler en transversalité
Savoir être
- Qualités relationnelles
- Réactivité et adaptabilité
- Discrétion et confidentialité
- Disponibilité
- Sens de la relation aux élus
Connaissances
- Connaissance de l’environnement territorial et du statut de l’élu local
- Maîtrise des outils de l’ingénierie de projets
- Connaissances de l’organisation de la collectivité et des services
Caractéristiques du poste
Expérience demandée : 0 - 2 ans
Lieu de travail : Hôtel de Ville
Cycles de travail : 35h/37h/37h30h/39h
Informations complémentaires : Spécificité horaires et/ou d’organisation Participation au conseil municipal Faire souvent face aux urgences
Permis de conduire (B) obligatoire
Rémunération : Rémunération indiciaire, RIFSEEP, 13ème mois
Autres avantages : Participation à la complémentaire santé et prévoyance ; Subventionnement des repas dans les restaurants d'entreprise du territoire ; Comité d'action sociale et culturelle (chèques vacances, coupons sport, participation billetterie culturelle, séjours...) ; Prise en charge de 75% des abonnements aux réseaux de transports publics.
Renseignements
Personne à contacter : ISABELLE DALLET
Téléphone : 04 72 21 44 44