Responsable du secrétariat de la Direction Générale
Publié le 27/01/2025 | Date limite le 27/02/2025
Au sein de la direction générale, le service du secrétariat général gère les processus délibératifs, des chantiers transversaux (égalité femmes-hommes / handicap/ RGPD) et le service des archives. Le poste de responsable du secrétariat général sera à l’interface de ces différents secteurs.
Le responsable du secrétariat de la direction générale des services assure une mission d’encadrement, d’assistance à l’organisation des instances municipales et est un appui au DGS sur certaines thématiques.
Poste
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Filière : Administrative
Catégorie : B
Cadre d'emplois : Redacteurs territoriaux
Cotation : 3
Direction : Secrétariat Général
Type de poste : Poste permanent
Date de recrutement : 01/03/2025
Missions
Gérer et suivre les instances municipales (bureau municipal et conseil municipal) :
- Assurer la préparation des convocations des élus aux instances dans les délais réglementaires
- Être garant de la transmission des notes et délibérations dans les délais réglementaires :
- – Recueillir, relire et mettre en forme des notes et projets de délibération
- – Relancer les directions si nécessaire
- Rédiger et mettre en forme le PV et le compte rendu de la séance du conseil municipal
- Assurer la transmission des actes et pièces annexes au service de contrôle de légalité de la préfecture
Piloter le pôle administratif du secrétariat général :
- Manager l’équipe des 3 assistantes : réunions, entretiens d’évaluation, demandes de formation
- Réaliser le suivi du budget de secrétariat général et rédiger les bons de commande nécessaires à l’activité
- Effectuer le suivi des différents contrats d’assurance :
- – Liens avec les interlocuteurs des assureurs
- – Suivi des dossiers de sinistres
- – Suivi de la procédure de marché public….
Être garant du bon fonctionnement de la gestion du courrier :
- Superviser la gestion et le suivi du courrier entrant et sortant de la collectivité
- Signaler les courriers importants et sensibles
- Contrôler le respect de la procédure courrier dans le cadre d’une démarche qualité
- Assurer le suivi et la relance auprès des directions sur les réponses aux courriers des habitants ou des autres administrations en lien avec le secrétariat du Maire et du 1er adjoint
Assister le directeur général des services :
- Assurer le suivi des parapheurs et la préparation des dossiers
- Rédiger les notes et courriers
- Effectuer le suivi et la transmission des arrêtés (délégation…) auprès des services de la préfecture
- Organiser les réunions et gérer les appels téléphoniques
Profil recherché
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Formation
BTS assistante de direction ou expérience dans un poste similaire souhaité
Compétences et qualités
Savoir faire
- Maîtrise des outils bureautiques
- Capacités rédactionnelles
- Capacité de management
Savoir être
- Organisé
- Qualités relationnelles
- Rigueur, discrétion professionnelle
- Disponibilité
- Réactivité
Connaissances
- Connaissance de l’environnement territorial
- Connaissances de l’organisation de la collectivité et des services
Caractéristiques du poste
Expérience demandée : 2 - 5 ans
Lieu de travail : Hôtel de Ville
Cycles de travail : 35h / 37h / 37h30 / 39h
Informations complémentaires : Spécificités horaires en lien avec les urgences et l'imprévu Logiciels métier (AIRS COURRIER ; WEB DELIB, ASTRE)
Rémunération : Rémunération indiciaire, RIFSEEP, 13ème mois
Autres avantages : Participation à la complémentaire santé et prévoyance ; Subventionnement des repas dans les restaurants d'entreprise du territoire ; Comité d'action sociale et culturelle (chèques vacances, coupons sport, participation billetterie culturelle, séjours...) ; Prise en charge de 75% des abonnements aux réseaux de transports publics.
Renseignements
Téléphone : 04 72 21 44 44