Responsable du pôle secrétariat . Assistant(e) du Directeur Général des Services
Publié le 19/11/2024 | Date limite le 19/12/2024
Positionné. au sein de la Direction Générale et encadré par le.la Secrétaire Général.e, le responsable du pôle secrétariat direction générale et adjoint assure l’encadrement de l’équipe et apporte un appui au Directeur Général des Services en terme d’organisation, de gestion et de suivi des dossiers.
Poste
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Filière : Administrative
Catégorie : B
Cadre d'emplois : Redacteurs territoriaux
Cotation : 3
Direction : Secrétariat Général
Type de poste : Poste permanent
Date de recrutement : 01/02/2025
Missions
Assistance au Directeur Général des Services
- Organisation de l’agenda et des réunions
- Suivi des parapheurs et préparation des dossiers
- Rédaction de notes et courriers
- Accueil téléphonique (recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques)
- Suivi et la transmission des arrêtés en lien avec la Préfecture
Pilotage du pôle
- Suivi des ressources (RH / budget) du secrétariat général
- Recensement annuel des besoins en formation
- Rédaction des bons de commande nécessaires à l’activité
- Suivi des contrats d’assurance (lien avec les interlocuteurs assureurs, suivi des dossiers de sinistres, suivi de la procédure de marché public…)
- Management de l’équipe
Gestion et suivi des instances municipales
- Préparation et suivi des instances municipales (conseil municipal, bureau municipal)
- Recueil, relecture et mises en forme des notes et projets de délibération
- Préparation des convocations des élus aux instances
- Rédaction et mise en forme du procès verbal et du compte rendu de la séance du conseil municipal
- Transmission des actes et pièces annexes au service du contrôle de légalité de la Préfecture
Coordination de la gestion du suivi courrier
- Supervision de la gestion et du suivi du courrier entrant et sortant de la collectivité
- Signalement des courriers importants et sensibles
- Contrôle du respect de la procédure courrier dans le cadre d’une démarche qualité
- Suivi et relance auprès des directions sur les réponses aux courriers des habitats ou des autres administrations en lien avec le cabinet du Maire
Profil recherché
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Formation
Niveau Bac ou Bac+2
Compétences et qualités
Savoir faire
- Capacité d’analyse et de synthèse
- Maîtrise des outils bureautiques
- Techniques d’élaboration de tableaux de bord
- Capacités rédactionnelles
- Management et animation d’équipe
Savoir être
- Capacités organisationnelles pour gérer l’urgence et l’imprévu
- Réactivité et adaptabilité
- Discrétion et confidentialité
- Disponibilité
- Sens de la relation aux élus et aux services
Connaissances
- Connaissances des droits et obligations des fonctionnaires
- Connaissance de l’environnement territorial
- Connaissances de l’organisation de la collectivité et des services
- Connaissance du fonctionnement institutionnel des collectivités territoriales
Caractéristiques du poste
Expérience demandée : 2 - 5 ans
Lieu de travail : Hôtel de Ville
Cycles de travail : 35h / 37h / 37h30 / 39h
Informations complémentaires : Spécificités horaires en lien avec les urgences et l'imprévu Logiciels métier (AIRS COURRIER ; WEB DELIB, ASTRE)
Rémunération : Rémunération indiciaire, RIFSEEP, 13ème mois
Autres avantages : Participation à la complémentaire santé et prévoyance ; Subventionnement des repas dans les restaurants d'entreprise du territoire ; Comité d'action sociale et culturelle (chèques vacances, coupons sport, participation billetterie culturelle, séjours...) ; Prise en charge de 75% des abonnements aux réseaux de transports publics.
Renseignements
Téléphone : 04 72 21 44 44