Responsable de service administratif
Publié le 07/01/2025 | Date limite le 07/02/2025
Au sein du pôle Proximité Citoyenneté, la Direction du Protocole et des Moyens Généraux rassemble près de 80 agents organisés en 6 services essentiellement tournés vers des missions ressources à destination des habitants, des associations et des directions municipales : fonctionnement de l’hôtel de Ville, locations de salles municipales, Gestion et Sécurité des Equipements Recevants du Public, Protocole/Courrier, Fêtes et Cérémonies et Entretien des Bâtiments.
Rattaché au Directeur-adjoint, le responsable administratif des salles municipales coordonne une équipe de 3 agents de catégorie C et assure la gestion d’un parc de 23 salles municipales réparties sur l’ensemble du territoire communal, dans un souci permanent de qualité, de réactivité et de proximité au service des habitants et des associations.
Dans ce cadre, vous aurez pour missions :
Poste
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Filière : Administrative
Catégorie : B
Cadre d'emplois : Redacteurs territoriaux
Cotation : 4
Direction : Direction du Protocole et des Moyens Généraux
Type de poste : Poste permanent
Date de recrutement : 01/03/2025
Missions
Organiser et gérer le pôle administratif des salles municipales :
- Assurer la coordination de l’équipe administrative de 3 agents
- Contrôler et coordonner les commandes de sécurité incendie et de nettoyage auprès des prestataires dédiés (en collaboration avec les secteurs technique et administratif/financier)
- Piloter et accompagner le projet de service dématérialé aux usagers
- Porter le projet de service qui accompagnera la mise en place de nouveaux process de travail du service
- Elaborer des procédures, compte-rendus et diverses notes administratives
- Assurer le suivi budgétaire du service
Encadrer l’équipe administrative de 3 agents :
- Organiser et contrôler le travail du pôle et l’accueil du public
- Accompagner, superviser, évaluer l’activité de l’équipe
- Assurer la transmission d’informations et veiller au respect des procédures
- Piloter les réunions hebdomadaires de l’équipe administrative et contrôler
- Accompagner les agents dans leur montée en compétences
- Assurer la suppléance de l’accueil du public en cas de nécessité
Assurer des missions transversales :
- Apporter un soutien au Directeur-adjoint sur la partie “Vie associative”
- Remplacer le responsable technique des salles municipales en cas de nécessité
Profil recherché
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Formation
Expérience dans un poste similaire souhaitée
Compétences et qualités
Savoir faire
- Techniques d’accueil et d’encadrement
- Communication écrite et verbale, compétences bureautiques
- Gestion budgétaire, de tableaux de bord et de planning
- Travail transversal
- Savoir prioriser les demandes
Savoir être
- Discrétion professionnelle
- Organisation, rigueur, autonomie
- Adaptabilité, réactivité, polyvalence
- Diplomatie, écoute, bienveillance
- Disponibilité, sens du service public
Connaissances
- Connaissances des droits et obligations des fonctionnaires
- Connaissances en règlementation, normes de sécurité et d’accessibilité dans les ERP
- Connaissances budgétaires et en finances publiques
Caractéristiques du poste
Expérience demandée : 0 - 2 ans
Lieu de travail : Hôtel de ville
Cycles de travail : 35h / 37h / 37h30 sur 4,5 ou 5 jours au choix de l'agent
Informations complémentaires : Utilisation des outils : Planitech, Astre, logiciels bureautique, messagerie, internet et intranet Possibilité d'heures supplémentaires
Rémunération : Rémunération indiciaire, RIFSEEP, 13ème mois
Autres avantages : Participation à la complémentaire santé et prévoyance ; Subventionnement des repas dans les restaurants d'entreprise du territoire ; Comité d'action sociale et culturelle (chèques vacances, coupons sport, participation billetterie culturelle, séjours...) ; Prise en charge de 75% des abonnements aux réseaux de transports publics.
Renseignements
Personne à contacter : AURELIE CHERASCO
Téléphone : 04 72 21 44 44