Assistante de direction Urbanisme / Economie
Publié le 12/05/2023 | Date limite le 12/06/2023
Au sein de la Direction Aménagement, Urbanisme, Economie, l’assistant(e) apporte une aide permanente au directeur de service et aux services en termes d’organisation, de gestion, de communication, d’information, d’accueil, de classement et de suivi de dossiers.
Poste
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Filière : Administrative
Catégorie : B
Cadre d'emplois : Redacteurs territoriaux
Cotation : 3
Direction : Direction Aménagement Urbanisme Economie
Type de poste : Poste permanent
Date de recrutement : 01/07/2023
Missions
Responsabilité administrative et appui au directeur
- Accueil physique et téléphonique pour le directeur, Gérer l’agenda du Directeur, Être l’interlocutrice du directeur en interne et en externe
- Assister le directeur à travers des veilles juridiques et réglementaires
- Gérer le volet Ressources Humaines (absences, congés, horaires, ordres de mission, etc) de l’ensemble des agents de la direction
- Être un appui dans le suivi des dossiers et des activités de la direction, Rédiger des notes thématiques, Produire et actualiser les tableaux de bord
- Participer à l’élaboration du plan de formation en lien avec les agents et les responsables de pôles
- Assurer le classement et l’archivage des dossiers du directeur
Responsabilité administrative de la direction
- Accueillir le public (physique et téléphonique) et réceptionner les demandes d’autorisations d’urbanisme en l’absence des agents de l’accueil de l’urbanisme réglementaire
- Assurer la prise des lignes téléphoniques et renseigner sur l’agenda de l’ensemble des cadres de la direction en leur absence
- Prendre des notes et rédiger des comptes rendus de réunion, Réaliser la revue de presse, Rédiger et mettre en forme des documents (invitations, ordres du jour, courriers, notes…)
- Enregistrer et assurer le suivi du courrier (airs courrier) et des parapheurs,
- Organiser et planifier les réunions de la direction, en interne, avec des élus et des partenaires extérieurs,
- Être le référent de la direction sur tous les besoins (matériels, demande de prestations, demandes d’interventions techniques, informatiques…), en lien avec les autres directions
Suivi budgétaire de la direction
- Participer à des réunions (dialogue de gestion, préparation budgétaire, etc) avec le directeur, les directeurs des finances et des ressources humaines et le Directeur Général Adjoint
- Préparer, suivre et exécuter le budget de la direction (préparer le budget de la direction, solliciter des devis, rédiger des bons de commande, contrôler des factures)
- Contrôler les bons de commande du Pôle économie
- Suivre les marchés publics, Suivre les demandes de subventions des associations
- Gérer les fournitures de la direction et les fournitures du photocopieur pour l’étage
Appui RH
- Rédiger ou modifier les fiches de poste de l’ensemble des agents de la direction
- Suivre les offres d’emplois de la direction
Profil recherché
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Formation
BAC ou expérience significative
Compétences et qualités
Savoir faire
- Avoir des compétences bureautiques – Rédaction de notes, courriers, rapports
- Gérer et alimenter une base de données / Saisir des documents budgétaires
- Travailler en transversalité en interne et en externe
- Savoir prioriser les demandes
- Connaître et appliquer les techniques d’accueil physique et téléphonique et les techniques de communication
Savoir être
- Goût du contact
- Diplomatie, écoute
- Réactivité / Disponibilité
- Discrétion professionnelle
- Polyvalence / Capacité d’initiative / Autonomie
Connaissances
- Fonctionnement de l’administration
- Organisation de la collectivité et des services
- Tableaux de bord et outils de planification et de suivi
- Comptabilité (notions)
- Marchés publics (notions)
Caractéristiques du poste
Expérience demandée : 2 - 5 ans
Lieu de travail : Hotel de Ville
Cycles de travail : 35h, 37h ou 37h30
Rémunération : Traitement indiciaire, Régime indemnitaire, 13ème mois
Autres avantages : Participation à la complémentaire santé et prévoyance ; Subventionnement des repas dans les restaurants d'entreprise du territoire ; Comité d'action sociale et culturelle (chèques vacances, coupons sport, participation billetterie culturelle, séjours...) ; Prise en charge de 50% des abonnements aux réseaux de transports publics.
Renseignements
Téléphone : 0472214524